FUNCION ADMINISTRATIVA
Las funciones administrativas son realizadas por las personas que tienen el carácter de jefatura desde el más bajo nivel de supervisión hasta el rango más alto de gerencia. En ellos desempeña el rol el ejecutivo. Estas funciones son:
• Planeación
• Organización
• Ejecución
• Control
PLANEACIÓN (Introducción)
Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación.
Concepto de Planeación e Importancia
Agustín Reyes Ponce
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
La planeación es una actividad que requiere de un alto grado de imaginación, capacidad analítica, creatividad y entereza para seleccionar y comprometerse a un cierto curso de acción.
La planeación es la determinación de lo que va a hacerse, incluye decisiones de importancia, como el establecimiento de políticas, objetivos, redacción de programas, definición de métodos específicos , procedimientos y el establecimiento de las células de trabajo y otras más.
De ésta manera, la planeación es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata de identificar acciones a través de una secuencia sistemática de toma de decisiones, para generar los efectos que se espera de ellas, o sea, para proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para lograrlo.
En otras palabras la planeación es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Es un instrumento que usa el hombre sabio; mas cuando lo manejan personas que no lo son, a menudo se convierte en un ritual incongruente que proporciona, por un rato, paz a la conciencia, pero no en el futuro buscado.
PREVISIÓN COMO PARTE DE LA PLANEACIÓN
• CONCEPTO Y PROPOSITOS
La palabra previsión (de prever: ver anticipadamente) implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes
El principio de la previsión se da cuando un plan revela su consistencia y busca reducir al más mínimo sus errores buscando alternativas y así lograr el éxito. Esto se logra basándose en experiencias y estudios anteriores;
Para hacer previsiones es indispensable:
• Fijar los objetivos o fines que se persiguen.
• Investigar los factores -positivos y negativos- que ayudan u obstaculizan la búsqueda de esos objetivos.
• Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que permitan escoger alguno de ellos para realizar los planes.
La previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede hacerse?
• PRINCIPIOS DE PLANEACÍON
En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:
Precisión:
El curso o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad:
Un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la “previsión” y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que todo plan debe estar sujeto
Unidad de dirección:
Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia:
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad:
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación:
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
• TIPOS DE PLANES
La planificación se manifiesta a través de distintos tipos de planes, lo normal es usar más de un tipo de plan, ya que tienen distintos grados de complejidad y de detalle, además que se complementan entre sí, entre los planes más comunes y que deben ser herramientas indispensables en toda empresa son:
• Estratégicos
• Tácticos
• Operacional
ESTRATÉGICOS
Las organizaciones deben revisar y ajustar sus estrategias para competir en forma satisfactoria, así como para aprovechar las oportunidades o evitar las amenazas que el tiempo trae consigo, e incluso, ir un paso más allá al buscar cómo dar lugar a un futuro deseado y crear formas innovadoras de acción.
La planeación estratégica es una función de todo director a cualquier nivel de una organización, pues hoy, la dirección y planeación estratégica son vitales en cuanto al éxito de las compañías.
Un programa de planeación efectivo consiste en proporcionar una guía para los ejecutivos en todos los aspectos de un negocio para tomar decisiones afines con las metas y estrategias de alta dirección, entendiendo el concepto de estrategia como: el desarrollo y aprovechamiento de la capacidad interna para enfrentar distintos retos; como respuesta o anticipación a los cambios del medio ambiente; como la forma de competir en el mercado; como la visión de largo plazo o como el reto que resulta de preguntar ¿En qué lugar estamos? y ¿En qué lugar deberíamos estar? .
Lo que la distingue de todos los demás tipos de planeación de los negocios es, en una palabra, la ventaja competitiva, puesto que el único propósito de la planeación estratégica viene a ser el permitir que la compañía obtenga con la mayor eficiencia posible una ventaja sostenible sobre sus competidores.
TÁCTICOS
Los planes tácticos también llamados (Planes Operativos) especifican con detalle la forma de alcanzar los objetivos generales de la organización, suelen abarcar plazos más cortos y tienen la intención de ayudar a poner en práctica los planes estratégicos.
Existen tres factores fundamentales para llevar con éxito la práctica de los planes tácticos, los que son:
1. Lograrlo con el presupuesto o por debajo de este
2. Ejecutarlo con el tiempo programado o por debajo de este
3. Cumplir con las metas establecidas o excederlas
OPERACIONALES
Los planes operacionales son planes que se desarrollan a los niveles más bajos de la organización que especifican los pasos y las acciones tendientes al logro de las metas operacionales que dan apoyo a las actividades tácticas de planeación.
Es la herramienta del administrador del departamento para dar curso a las operaciones diarias y semanales.
La planeación operacional también debe coordinarse con el presupuesto, porque los recursos se deben asignar para las actividades deseadas.
EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Fayol define este proceso en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Está compuesto por etapas, faces y elementos:
• ETAPAS
Mecánica:
Por lo cual podemos decir que es la fase donde realiza la estructura principal de la misma empresa
• Planeación
• Organizacional
Dinámica:
Por lo cual podemos definir que es la fase donde se realiza ejecución con eficiencia y eficacia de la misma empresa.
• Integración.
• Dirección.
• Control.
• FACES
PLANEACION:
Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos y acciones, y con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica, más que una mera suposición. Los planes dan a la organización sus objetivos y fijan el mejor procedimiento para obtenerlos. El primer paso en la planeación es la selección de las metas de la organización.
ORGANIZACIÓN:
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización en una forma tal que pueda logra los objetivos de la organización de manera eficiente. Los administradores deben adecuar la estructura de la organización con sus objetivos y recursos, un proceso que se denomina DISEÑO ORGANIZACIONAL.
INTEGRACIÓN:
Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos, y buscando su mejor desarrollo. Aunque la INTEGRACIÓN comprende cosas y personas lógicamente es más importante lo de las personas y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando.
DIRECCIÓN:
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.
Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
CONTROL:
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular nuevos planes. El administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la organización la lleven a la obtención de sus metas.
• ELEMENTOS
MISIÓN
Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización.
La misión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Para que existe la organización?
EJEMPLO DE LA MISIÓN DE UNA EMPRESA
Declaración de la misión de Ford
Nuestra misión: somos una familia global, diversa con una herencia orgullosa, confiada apasionado a proporcionar productos excepcionales y servicios.
VISIÓN
Define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización.
La visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?
Los valores corporativos es la respuesta a la pregunta, ¿En que creemos y como somos?
EJEMPLO DE LA VISIÓN DE UNA EMPRESA
Declaración de la Visión de Ford.
Nuestra visión: Convertirnos en la compañía principal del mundo de productos y servicios para el automóvil.
OBJETIVOS
Define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la organización. Constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional
El objetivo básico de la definición de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organización.
EJEMPLO DE OBJETIVOS DE UNA EMPRESA
Declaración de los valores de Ford.
Nuestros valores: Hacemos bien las cosas para nuestra gente, nuestro ambiente y nuestra sociedad, pero sobre todo para nuestros clientes.
OBJETIVOS
Un objetivo puede ser definido como una meta o propósito que se desea alcanzar en un tiempo determinado con la inversión de ciertos recursos, la definición de objetivos es uno de los pilares de la planificación empresarial, hay quienes dicen que trazarse los objetivos equivocados es fracasar antes de comenzar porque de la definición de objetivos partirá la planificación de las acciones y procesos de cualquier emprendimiento
Establecer los objetivos es esencial para el éxito de una empresa, estas establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.
Otras razones para establecer objetivos en una empresa son:
Permite enfocar esfuerzos hacia una misma dirección
Sirve de guía para la formulación de estrategias
Sirve de guía para la asignación de recursos
CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS
• Son metas
• Resultados que se desean alcanzar
• Fines deseados futuros
• Debe contestar a las preguntas:
¿Qué se va hacer?
¿Cómo se va hacer?
¿Para qué se va hacer?
LINEAMIENTOS DE LOS OBJETIVOS
• Conveniente
• Mensurable
• Factible
• Aceptable
• Flexible
• Motivarte
• Comprensible
• Obligación
• Relación
LINEAMIENTOS DE LOS OBJETIVOS EN FUNCIÓN DEL ÁREA O NIVEL
• Estratégicos
• Tácticos
• Operacionales / Específicos
• Individuales
LINEAMIENTOS DE LOS OBJETIVOS EN FUNCIÓN DEL TIEMPO
• Corto Plazo
• Mediano Plazo
• Largo Plazo
ESTRATEGIAS
La administración necesita desarrollar y evaluar estrategias alternas y después seleccionar un conjunto que sea compatible a cada nivel lo que permitirá a la organización aprovechar mejor los recursos y las oportunidades disponibles en el ambiente y que darán a la organización una ventaja competitiva.
La estrategia es una teoría de la relación causa-efecto entre el desempeño buscado y los factores que lo influyen. De acuerdo con esta definición, la estrategia indica qué es lo que la organización quiere lograr y los factores que influirán en que se consiga o no.
Los componentes de la estrategia son: arenas o dominio; vehículos o modo de crecimiento; diferenciadores o ventaja competitiva; etapas o fases de acción, y lógica económica.
• TIPOS DE ESTRATEGIAS
CRECIMIENTO
Es una estrategia corporativa con la que se tratan de incrementar las operaciones de la organización acrecentando el número de productos que ofrece o los mercados que atiende. Al seguir una meta de crecimiento la organización aumenta sus ingresos por ventas, número de empleados, participación del mercado y otras medidas cuantitativas.
ESTABILIDAD
Es una estrategia caracterizada por la falta de un cambio significativo. Entre los ejemplos se encuentran atender a los mismos clientes con el mismo producto o servicio, mantener la participación en el mercado y sostener los resultados de rendimiento sobre la inversión de la empresa.
Aunque pareciera extraño que una empresa no quiera crecer, a veces sus recursos, capacidades y competencias se han estirado hasta sus límites, y la expansión de sus operaciones pondría en peligro su éxito futuro.
CONTRACCIÒN
Es la reducción de la magnitud o diversidad de las operaciones de su organización.
COMBINACIÓN
Esta estrategia consiste en la aplicación simultanea de 2 o más estrategias anteriores, es posible que una compañía opte por el crecimiento mientras otra opte por aplicar la contracción.
HERRAMIENTAS CONCEPTUALES PARA LA SELECCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS
• MATRIZ DE PARTICIPACIÓN DE MERCADO BCG
La matriz del BCG muestra en forma gráfica las diferencias existentes entre las divisiones, en términos de la parte relativa del mercado que están ocupando y de la tasa de crecimiento de la industria. La matriz del BCG permite a una organización pluridivisional administrar su cartera de negocios analizando la parte relativa del mercado que está ocupando y la tasa de crecimiento de la industria de cada una de las divisiones con relación a todas las demás divisiones de la organización.
VACAS EN EFECTIVO
Las divisiones ubicadas en el cuadrante III tienen una parte grande relativa del mercado, pero compiten en una industria con escaso crecimiento. Se llaman vacas de dinero porque generan más dinero del que necesitan y, con frecuencia son “ordeñadas”. Muchas de las vacas de dinero de hoy fueron estrellas ayer. Las divisiones de las vacas de dinero se deben administrar de manera que se pueda conservar su sólida posición durante el mayor tiempo posible. El desarrollo del producto o la diversificación concéntricos pueden ser estrategias atractivas para las vacas de dinero fuertes. Sin embargo, conforme la división que es una vaca de dinero se va debilitando, el atrincheramiento o el despojo son más convenientes
ESTRELLAS
Los negocios ubicados en el cuadrante II (muchas veces llamados estrellas) representan las mejores oportunidades para el crecimiento y la rentabilidad de la empresa a largo plazo. Las divisiones que tienen una considerable parte relativa del mercado y una tasa elevada de crecimiento para la industria deben captar bastantes inversiones para conservar o reforzar sus posiciones dominantes. Estas divisiones deberían considerar la conveniencia de las estrategias de la integración hacia adelante, hacia atrás y horizontal; la penetración en el mercado; el desarrollo del mercado; el desarrollo del producto y las empresas de riesgo compartido
SIGNOS DE INTERROGACION
Las divisiones situadas en el cuadrante I ocupan una posición en el mercado que abarca una parte relativamente pequeña, pero compiten en una industria de gran crecimiento. Por regla general, estas empresas necesitan mucho dinero, pero generan poco efectivo. Estos negocios se llaman interrogantes, porque la organización tiene que decidir si los refuerza mediante una estrategia intensiva (penetración en el mercado, desarrollo del mercado o desarrollo del producto) o si los vende.
PERROS
Las divisiones de la organización ubicadas en el cuadrante IV tienen una escasa parte relativa del mercado y compiten en una industria con escaso o nulo crecimiento del mercado; son los perros de la cartera de la empresa. Debido a su posición débil, interna y externa, estos negocios con frecuencia son liquidados, descartados o recortados por medio del atrincheramiento. Cuando una división se acaba de convertir en perro, el atrincheramiento puede ser la mejor estrategia a seguir, porque muchos perros han logrado resurgir después de extenuantes reducciones de activos y costos, y se han convertido en divisiones viables y rentables.
• PATRONES DE CICLO DE VIDA
EMBRIONICO
El desarrollo del producto se inicia cuando la empresa encuentra y desarrolla la idea para un producto nuevo. Durante el desarrollo del producto, no hay ventas y los costos que invierte la empresa se empiezan a acumular.
CRECIMIENTO
Es un periodo durante el cual se registra una aceptación rápida en el mercado y un aumento de utilidades.
MADUREZ
Durante el cual el crecimiento de las ventas tiene gran aliento, porque el producto ha sido aceptado por una gran parte de compradores potenciales. Las utilidades se equilibran o disminuyen, debido a que existen erogaciones más fuertes para mercadotecnia, con objeto de defender el producto contra la competencia.
DECLINACIÓN
Es un periodo durante el cual disminuyen las ventas y bajan las utilidades. No todos los productos siguen este ciclo de vida con forma de S. Algunos productos son introducidos y mueren rápidamente, otros se quedan en la etapa de madurez durante largo tiempo. Algunos entran a la etapa de declinación y después son reciclados a la etapa del crecimiento en razón de fuertes promociones y su reposicionamiento.
• ESTRATEGIAS GENERICAS
LIDERAZGO
Ser siempre el mejor en todo lo que vamos hacer, dando lo mejor de sí, producir a más bajo costo.
DIFERENCIACIÓN
La compañía quiere ser única en el mercado entre las dimensiones que son más valoradas.
ENFOQUE
Cuando busca un costo o una ventaja de diferenciación en un segmento limitado en la industria.
• POLITICAS
Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias . Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Ejemplo de políticas La contratación a nivel profesional Un elevado estándar de ética empresarial Fijación de precios competitivos
• REGLAS
Es un mandato preciso que determina la disposición, actitud o comportamiento, que deberá de seguir o evitar en situaciones especificas el personal de la empresa. EJEMPLO DE REGLAS No se aceptan cheques personales Al ingresar al área de producción es necesario el uso de casco protector No fumar en el área de soldadura
• PROGRAMA
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.
Un programa es un esquema en donde se establecen:
La secuencia de actividades especificas que habrá de realizarse para alcanzar los objetivos.
Ordenar cronológicamente las realizaciones de las actividades
Interrelacionar las actividades. Cuales primero, las simultáneas, y las actividades posteriores.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.
• PRESUPUESTO
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en termino cuantitativo (monetario y/o no monetario),el origen y la asignación de recursos de la empresa, para un periodo especifico.
Clasificación de presupuestos nivel jerárquico
Estratégico o Corporativo. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización
• PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es la forma ordenada y cronológica en que se establecen una serie de tareas y actividades para ejecutar un trabajo que debe hacerse en forma repetitiva.
• PRONOSTICOS
Es un método mediante el cual se intenta conocer el comportamiento futuro de alguna variable con algún grado de certeza. Existen disponibles tres grupos de métodos de pronósticos: Los cualitativos, los de proyección históricos y los causales. Se diferencian entre sí por la precisión relativa del pronóstico del largo plazo en comparación con el corto plazo, el nivel de herramientas matemáticas requerido y la base de conocimiento como sustrato de sus proyecciones.
• APLICACIÓN DE LA PLANEACIÓN
Vivimos en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa
Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.
